Van egy mondás, hogy ha valamit feltöltesz az Internetre soha többet nem tudod letörölni. Ez a kijelentés rövid távon igaz, azonban vizsgáljuk meg alaposabban.
Valószínűleg minden családnak van a XX. század elején készült fénykép, újság vagy könyv a birtokában. Ezek az adathordozók már 100 éve tárolják azt amit az őseink rájuk bíztak. A Corvinák a XV. század végének az ismeretanyagát őrzik. Az egyiptomi felíratok, vagy a mezopotámiai agyagtáblák ennél sokkal régebben végzik el ugyan ezt a feladatot.
Az elektronikusan tárolt adatok esetében ez nem ennyire egyszerű. Lehet, hogy maga az adathordozó még tárolja az adatokat, de a leolvasásához szükséges technika már régen nem áll rendelkezésre (lyukszalag, lyukkártya). A számítógépes adattárolási eljárások sokkal gyorsabban avulnak, mint a hagyományosak. Ha egy a XIX. században kiadott matematika könyvben az egyendülény szóval találkozunk nem biztos, hogy egyből tudjuk, hogy a rombuszról van szó, de könnyen rá lehet jönni, tehát a könyv majdnem olyan jól érthető, mint a saját korában.
Az informatika tömeges elterjedése óta rengeteg programozási nyelv, operációs rendszer, számítógépes megoldás szűnt meg. Azok a programok, amelyekert karbantartottak, frissítettek, portoltak az újabb és újabb rendszerekre, a mai napig működnek. Ilyen például Vagács József és társai által az 1970-es években készített statikai méretező program, amely több átírásnak és korszerűsítésnek köszönhetően a mai napig működik és használják.
1986-ban az EMG-777 számítógép még 8″, az első PC-k 5,25″-os később 3,5″-os floppy lemezeket használtak. 2000 környékén szükségem lett volna egy iskolai dolgozatként 5,25″-os floppyn leadott programomra, de már nem sikerült a hozzá való meghajtót találnom, ezért kénytelen voltam újra elkészíteni. Manapság már a „féltve őrzött” 3,5″ floppyk sem igen olvashatóak. Az egykori otthoni számítógépek (Comodore 64, Spectrum, Primo, Homelab) magnókazettán tárolt programjainak a visszaolvasása szinte teljesen reménytelen.
A fentiekhez hozzájön, hogy az adathordozók is öregszenek, példaként egy irodai környezetben tárolt írható DVD-ről az adatokat 10 év elteltével nem feltétlenül lehet visszanyerni. Természetesen a papír alapú tárolás sem feltétlenül tartós. Néhány lézernyomtató festéke pár év elteltével elkezd leperegni a papírról.
A fent leírtak azért problémásak mert manapság a családi fényképalbumot sem a fiókban tartjuk, hanem pendrive-on, vagy egyéb adathordozón. Ez több veszélyt is rejt magában. Egy adathordozóra több ezer fénykép elfér, ezért annak tönkremenetele egyszerre sok adat elvesztését jelenti. A fentiekben láttuk, hogy az adathordozókra vonatkozó szabványok is sokkal gyorsabban változnak, mint ami ebből a szempontból kívánatos lenne.
Ahhoz, hogy az unokáink is megcsodálhassák a fényképgyűjteményünket, bizony rendszeresen át kell azokat másolni korszerűbb adathordozókra, illetve mindig gondoskodni kell arról, hogy legyen belőlük egy másolat másik típusú eszközön, arra az esetre, ha az egyik elveszne, vagy megsérülne. Most lassabb folyamatnak tűnik, de a dokumentum formátumok is változnak, fejlődnek, tehát amikor egy-egy formátum kezd elavulni, az adatokat egy korszerűbb formátumba is át kell konvertálni. Ez bizony odafigyelést, némi hozzáértést igényel.
A fényképgyűjtemény helyére természetesen be lehet helyettesíteni a cég féltve őrzött adatait is. Az amerikai Apolló programról például rengeteg adathordozó maradt meg. A 2000-es években azonban már az olvasáshoz szükséges készülékeket a múzeumi példányok alapján újra le kellett gyártani. Ennél valószínűleg jelentősen olcsóbb lett volna az adatok karbantartása, vagyis néhány évtizedenként átmásolni azokat az akkor szokásos adathordozókra.